Per quanto riguarda le installazioni penso sia una bella idea quella di dedicare degli incontri specifici per questa attività (Gli Installation Party), quando c'è richiesta
Forse il sabato (anche parallelamente al incontro Arduino) o la domenica pomeriggio sono più indicati perché sia ha più tempo a disposizione per risolvere i problemi che si possono riscontrare.
Per decidere il giorno dell'incontro periodico dove si prevede la maggiore partecipazione di tutti si potrebbe usare un servizio di sondaggi tipo
https://framadate.org/